Bij Praktijk Calm Kids hechten we veel waarde aan een zorgvuldige omgang met uw gegevens. Iedereen moet zich veilig voelen en daarvoor is het waarborgen van de privacy van cliënten en alle betrokkenen van groot belang.

In 2018 is in Europa de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in het leven geroepen om de privacy van Europese burgers beter te beschermen. De AVG is een Europese wet en deze geldt dus ook voor Nederland. Dit houdt onder andere in dat ieder bedrijf nieuwe en bestaande cliënten moet informeren over wat er met hun persoonsgegevens gedaan wordt en waarom. In deze privacyverklaring zal in detail worden ingegaan op de verschillende soorten gegevens die door ons verzameld en verwerkt worden.


Dossier

Als zorgaanbieder zijn wij wettelijk verplicht om een dossier aan te leggen. In dit dossier worden gegevens vastgelegd die nodig zijn om goede zorg te bieden en/of zorgvuldig onderzoek te doen, of omdat wij ook wettelijk verplicht zijn om deze gegevens vast te leggen. Dit zijn gegevens van de cliënt en diens systeem. Deze gegevens worden verzameld doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Dossiers worden volgens de landelijke richtlijnen 15 jaar bewaard. Bij minderjarigen geldt dat deze bewaartermijn van 15 jaar pas ingaat wanneer zij de leeftijd van 18 jaar bereiken.


Gegevensverwerking

De gegevens in het dossier worden voor de volgende doeleinden verzameld:

  • Het aanmelden van een cliënt voor zorg binnen Praktijk Calm Kids.
  • Het onderhouden van adequaat contact over de voortgang in het behandeltraject.
  • Het onderhouden van adequaat contact over praktische of administatieve zaken.
  • Het uitvoeren en monitoren van een behandeltraject.
  • Het uitvoeren en monitoren van een onderzoekstraject.
  • Indien van toepassing het declareren van zorgkosten.
  • Indien van toepassing het kunnen verstrekken van opgevraagde gegevens aan:
    • Verwijzer (na toestemming)
    • Nieuwe hulpverleners (na toestemming)
    • Wettelijke gezagsdrager(s)
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van administratie en bewaartermijn.
  • Het behandelen van een klacht of geschil.
  • Indien verplicht het laten uitvoeren van een accountantscontrole.
  • Voor geanonimiseerd gebruik tijdens intercollegiale toetsing (intervisie/supervisie)


Dossiergegevens

Om goede zorg te kunnen verlenen verzamelen wij de volgende gegevens:

  • NAW-gegevens: voor- en achternaam van de cliënt en zijn/haar ouders/verzorgers, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadressen waar vertrouwelijke informatie naartoe verstuurd mag worden, burgerlijke staat, informatie over gezagdragers cliënt.
  • Naam en contactgegevens van de verwijzer/aanmelder.
  • Persoonlijke informatie (geslacht, gezinssituatie, levensstijl, gedrag en economische situatie).
  • Indien van toepassing Burger Service Nummer (BSN).
  • Indien van toepassing verzekeringsgegevens.
  • Eventuele indicaties en beschikkingen afgegeven door verwijzer.
  • Gegevens met betrekking tot nationaliteit en/of moedertaal/meertaligheid.
  • Medische gegevens (zorgverlenershistorie, medische historie, algemene gezondheid).
  • Genetische gegevens.
  • Voortgangsgegevens van het behandeltraject.
  • Testresultaten en conclusies uit een onderzoekstraject.
  • Behandeldoelen.


Identificatie

Om in aanmerking te komen voor behandeling die door de gemeente vergoed wordt, zijn wij volgens de Jeugdwet verplicht om het BSN van cliënten in het dossier op te nemen. Tevens dienen wij de identiteit van cliënten te controleren. Daarom vragen wij u om op de eerste afspraak een geldig legitimatiebewijs van uw kind mee te nemen, zodat wij de identiteit en het BSN kunnen controleren. Deze identificatieplicht is bedoeld om fraude te voorkomen.


Geheimhouding en beroepsethiek

Praktijk Calm Kids handelt volgens de Beroepscode voor psychologen van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP), de Beroepscode van de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen (NVO) en de Beroepscode voor de Vaktherapeutische Beroepen waarin geheimhouding en beroepsethiek gewaarborgd worden. Daarnaast zijn wij gebonden aan o.a. de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), de Jeugdwet, de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en de AVG. Dit houdt o.a. in dat wij beroepsgeheim hebben. Deze wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim) verbiedt ons om informatie over cliënten en eventuele betrokkenen aan derden te verstrekken, tenzij wij hiervoor toestemming hebben gevraagd. Doel van het beroepsgeheim is de drempel voor de toegang tot de hulpverlening zo laag mogelijk te maken en de cliënt het vertrouwen te geven dat hij vrijuit kan spreken. Het beroepsgeheim of de zwijgplicht is een belangrijke voorwaarde voor effectieve hulpverlening. De vertrouwensrelatie is van wezenlijk belang.

Alleen in bijzondere gevallen geeft de wet ons het recht om zonder uw toestemming informatie te verstrekken aan derden. Dat zijn situaties zijn waarin de problematiek zo ernstig is dat het doorbreken van het beroepsgeheim noodzakelijk is. Praktijk Calm Kids is, net zoals iedere zorgverlener, verplicht om (vermoedens van) kindermishandeling en/of huiselijk geweld te melden bij Veilig Thuis en informatie te verstrekken aan een raadsonderzoeker vanuit de Raad voor de Kinderbescherming. Hiervoor maken we gebruik van de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling. U kunt ons protocol Huiselijk Geweld en Kindermishandeling, dat gebaseerd is op deze meldcode, inzien op onze praktijk. Vraag hiernaar bij uw behandelaar.


Verwerkers en externe dienstverleners

Praktijk Calm Kids kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die volgens onze instructies persoonsgegevens verwerken. Met deze verwerkers wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt. Een van de dienstverleners waar Praktijk Calm Kids een verwerkersovereenkomst mee heeft is Prosoftware. Digitale cliëntgegevens worden ingevoerd en bewaard in een beveiligd elektronisch cliëntendossier in ZorgAdmin van ProSoftware (verwerker). Prosoftware is NEN7510, ISO9001 en ISO27001 gecertificeerd.

Bij het verlenen van particuliere zorg en voor vergeten of te laat afgezegde afspraken ontvangt u van ons een zorgnota. Op deze zorgnota staan NAW-gegevens en geboortedatum van de cliënt (uw kind), het cliëntnummer, de behandeldatum, kosten, en eventueel een prestatiecode voor de behandeling staan. Deze zorgnota’s bewaren wij voor onze debiteurenadministratie. Indien een zorgnota na twee herinneringen niet wordt betaald, wordt deze doorgezet naar een incassoadvocaat.


Privacy

Cliëntgegevens die wij nodig hebben voor het verlenen van zorg, worden geregistreerd volgens de AVG. Dit betekent dat uw gegevens niet toegankelijk zijn voor buitenstaanders. Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging van cliëntgegevens te waarborgen. Wanneer wij persoonlijke informatie per e-mail naar u willen versturen of van u willen ontvangen gebruiken wij hiervoor beveiligde mail (ZorgMail). Ook voor wanneer wij e-mailen met de gemeente of andere zorgverleners (bijvoorbeeld de huisarts) gebruiken wij hiervoor ZorgMail. Papieren waarop cliëntgegevens staan of waar vertrouwelijke informatie met betrekking tot cliënten worden zo snel mogelijk en zo veel mogelijk gedigitaliseerd en toegevoegd aan het elektronisch cliëntendossier door middel van de beveiligde ZorgAdmin Scan App. Alle documenten van het cliëntdossier die op papier moeten worden bewaard (ook bijvoorbeeld tekeningen), worden bewaard in een afgesloten kast in een afgesloten ruimte.

Informatie die vanuit de praktijk aan cliënten of ouder(s)/verzorger(s) van cliënten verstrekt wordt, zal enkel verstuurd worden naar de e-mail en/of postadressen die cliënt of ouder(s)/verzorger(s) bij aanmelding schriftelijk aan ons hebben opgegeven. Digitale gegevens worden opgeslagen op persoonlijke, beveiligde computers. De locatie waar de praktijk is gevestigd heeft de mogelijkheid om te wachten in een openbare wachtruimte. Ten behoeve van de privacy zijn afspraken gemaakt over discretie met de receptie van de locatie. Zij hebben geen toegang tot uw gegevens.

Indien er in het belang van de behandeling geluidsopnames worden gemaakt, vragen wij hier altijd vooraf schriftelijke toestemming voor aan zowel de cliënt en diens wettelijke gezagsdragers.


Meldplicht datalekken

De meldplicht datalekken houdt in dat organisaties een datalek moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Men spreekt van een datalek wanneer er sprake is van onbedoelde toegang, vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie of persoon. Praktijk Calm Kids heeft maatregelen genomen om datalekken te voorkomen. Indien dit onverhoopt toch zou voorkomen worden betrokkenen direct geïnformeerd en zal er een melding gemaakt worden bij het meldpunt datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens.


Rechten van minderjarige en meerderjarige cliënten

Onze procedures omtrent de rechten van minderjarige en meerderjarige cliënten zijn gebaseerd op de Nederlandse wet WGBO. Meer informatie hierover kan gevonden worden in de KNMG-wegwijzerToestemming en informatie bij behandeling van minderjarigen (2019).

  • Leeftijd: 0 tot 12 jaar. Indien het kind nog geen 12 jaar oud is oefenen de gezagsdragers de rechten van het kind uit.
  • Leeftijd: 12 tot en met 15 jaar. Wanneer een kind 12, 13, 14 of 15 jaar oud is kunnen zowel het kind zelf als de gezagsdragers zijn/haar rechten uitoefenen.
  • Leeftijd: 16 jaar en ouder. Jongeren van 16 jaar of ouder oefenen zelfstandig hun rechten uit, tenzij de jongere wilsonbekwaam is. In dat geval oefenen de gezagsdragers zijn/haar rechten uit. Dit betekent dat jongeren van 16 jaar en ouder voor gezondheidszorg worden gezien als meerderjarig. Ons wettelijk beroepsgeheim geldt dan ook tegenover hun gezagsdragers.

Wij houden ons ten alle tijden aan het internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind (IVRK). Wanneer er meerdere belangen in het geding zijn, dan geven wij voorrang aan het belang en de rechten van onze minderjarige cliënten.


Toestemming

Voor de behandeling van een kind dat jonger is dan 12 jaar is toestemming nodig van alle wettelijke gezagsdragers van het kind. Gescheiden ouders die beiden ouderlijk gezag hebben, moet allebei toestemming geven voor het verwerken van persoonsgegevens en voor het opvragen of verstrekken van informatie aan derden. De mening van het kind speelt formeel gezien geen rol, maar is in de praktijk uiteraard wel van belang.

Voor de behandeling van een kind van 12, 13, 14, of 15 jaar oud, is toestemming nodig van zowel de gezagsdrager(s) als het kind zelf. Indien het kind niet instemt is behandeling dus niet mogelijk. Voor de behandeling van een jongere vanaf 16 jaar is alleen toestemming nodig van de jongere zelf, indien hij/zij wilsbekwaam is. In geval van wilsonbekwaamheid is toestemming nodig van de gezagsdragers.

Alle betrokkenen mogen op ieder moment en zonder opgaaf van reden de gegeven toestemming weer intrekken. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van gegevens op basis van de toestemming vóórafgaand deze werd ingetrokken.


Inzage

Alle gezagsdragers van het kind hebben het recht om het dossier van het kind in te zien. Dit is in de wet vastgelegd. Kinderen van 12 jaar of ouder hebben het recht op inzage in hun eigen dossier, mits zij hun eigen belangen goed kunnen inschatten en er geen sprake is van een ontwikkelingsachterstand en/of beperking. Daarnaast hebben kinderen vanaf de leeftijd van 12 jaar het recht om te bepalen welke informatie uit hun dossier met de gezagsdragers wordt gedeeld en zij hebben het wettelijk recht om bezwaar te maken tegen inzage in het dossier door de gezagsdragers. Wanneer kinderen 12 jaar of ouder zijn zal inzage in het dossier altijd vooraf met het kind besproken worden. Een goede en veilige behandeling is daarbij het uitgangspunt. Jongeren van 16 jaar en ouder gelden voor de gezondheidszorg als meerderjarig. Zij hebben zelf als enige recht tot inzage in hun dossier.

            Mochten er bij inzage in het dossier feitelijke onjuistheden worden aangetroffen, dan heeft u het recht om ons te verzoeken deze informatie te verbeteren of aan te vullen. Indien u het niet eens bent met de informatie in het dossier, dan kunt u ons verzoeken een eigen verklaring (uw mening) aan het dossier toe te voegen. Tevens kunt u ons verzoeken om (delen van) het dossier te vernietigen. Voor alle voorgenoemde rechten geldt dat wij in principe ingaan op verzoeken, tenzij wij menen dat de belangen van anderen, bijvoorbeeld van het kind geschaad kunnen worden. Dan mogen wij uw verzoek (gedeeltelijk) afwijzen.


Klachtenprocedure
Informatie over hoe te handelen wanneer u onverhoopt een klacht heeft, vindt u in onze ‘Klachtenprocedure’.

            Bij klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen wij u allereerst contact op te nemen en hierover met ons in gesprek te gaan zodat we samen tot een oplossing kunnen komen. Mocht u zich hier niet in kunnen vinden of bent u van mening van onze oplossing voor uw klacht niet afdoende is, dan kun u zich te alle tijden wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.


Praktijkvoorwaarden

Meer informatie over algemene afspraken vindt u in onze ‘Praktijkvoorwaarden’.


Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 21 september 2020. U kunt de meest actuele versie van de privacyverklaring vinden op de website: www.calmkids.nl/privacyverklaring. Het is verstandig de website regelmatig te raadplegen zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.